檔案室的建設(shè)考慮溫濕度控制,常規(guī)溫度應(yīng)保持在22℃至24℃之間,相對濕度維持在50%至60%RH,以確保檔案的長期保存不受影響,檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件,對于空調(diào)、除濕機(jī)與風(fēng)機(jī)等設(shè)備要智能聯(lián)動控制,避免霉變和蟲害,照明設(shè)備需采用防紫外線燈具,減少對紙質(zhì)檔案的損害。
檔案室應(yīng)安裝防盜門窗及監(jiān)控系統(tǒng),確保檔案相關(guān)資料的安全,在匹配火災(zāi)報警及滅火系統(tǒng)同時,應(yīng)具備門禁聯(lián)動、紅外監(jiān)控、水浸監(jiān)控等,具備遠(yuǎn)程監(jiān)控與控制,可實現(xiàn)精細(xì)化管理。
檔案存儲與管理,檔案室內(nèi)部布局應(yīng)合理,便于檔案的分類、檢索與存放,推薦使用密集架或移動式貨架,以提高空間利用率,應(yīng)建立完善的檔案管理制度,保檔案的完整性和可追溯性。